Workflow-Software für das Facility Management: Von der Wartung bis zum Prüfbericht

Eine Prüfung, vom Fälligkeitstermin bis zum Prüfbericht

Im Facility Management heißt das: Fälligkeit, Prüfung, Bericht – in jedem Gebäude im selben Aufbau.

Eine Brandschutzprüfung: Termin abstimmen, Brandschutztüren prüfen, Feuerlöscher kontrollieren, Fluchtwege begehen, Mängel fotografieren, Prüfbericht erstellen.

Der Prüfbericht entsteht beim Rundgang und nicht Tage später am Schreibtisch.

Ein Beispiel-Ablauf: Brandschutzprüfung – Haus A

So sieht der Ablauf als Vorlage aus. Einmal gezeichnet, entsteht er bei jedem Auftrag neu.

1. Termin abstimmen
2. Prüfliste ausfüllen
3. Gebäude begehen
4. Prüfbericht

Checkliste „Gebäude begehen“

• Brandschutztüren prüfen
• Feuerlöscher kontrollieren
• Fluchtwege begehen
• Notbeleuchtung testen
• Mängel fotografieren
• Rundgang abzeichnen

Aus dem Handbuch: Brandschutztüren prüfen

Jede Brandschutztür wird in derselben Reihenfolge geprüft. Sie steht hier, weil sie im Vorgang als Aufgabe auftaucht und dort verlinkt ist – wer den Schritt abhakt, hat sie gelesen.

• Tür schließt selbsttätig und vollständig
• Schließfolge bei zweiflügeligen Türen
• Dichtungen und Beschläge unbeschädigt
• Feststellanlage löst bei Rauch aus
• Kein Keil, kein Hindernis im Schließbereich

Darauf zugeschnitten

• Serien: Serien legen Wartungen und wiederkehrende Prüfungen selbst an.
• Protokolle: Protokolle für Baubesprechung, Begehung, Übergabe – aufgenommen, entworfen, unterschrieben.
• Auswertungen: Wie lange dauert eine Wartung im Schnitt, welche Anlage fällt oft aus, was ist überfällig?
• Externe Formulare: Auch Nutzer, Prüfsachverständige oder Fremdfirmen füllen Formulare ohne Konto über einen Freigabelink aus.

Wofür FlowKlar hier meistens eingesetzt wird

• Prüfungen mit Prüfbericht
• Mängel mit Foto und Frist
• Wartungen als Serie