Workflow-Software für Kanzleien: Vom Mandat bis zur Fristsache
Ersetzen Sie mit FlowKlar Fristenzettel, Excel-Listen und Aktennotizen auf Papier. FlowKlar bildet wiederkehrende Aufträge als Ablauf ab – Vorgänge, Checklisten, Formulare und Protokolle in einer Anwendung, auf Ihrem eigenen Server.
Ein Mandat, von der Anfrage bis zur Frist
In der Kanzlei heißt das: Kollisionsprüfung, Vollmacht, Frist – bei jedem Mandat im selben Aufbau.
Eine Mandatsannahme: Anfrage erfassen, Kollision prüfen, Vollmacht einholen, Unterlagen anfordern, Frist eintragen, Mandanten informieren.
Die Aktennotiz entsteht beim Bearbeiten und nicht am Freitagnachmittag.
Ein Beispiel-Ablauf: Mandat – Becker, Kündigungsschutz
So sieht der Ablauf als Vorlage aus. Einmal gezeichnet, entsteht er bei jedem Auftrag neu.
- Kollision prüfen
- Mandantenbogen
- Vollmacht einholen
- Fristenkontrolle
Checkliste „Vollmacht einholen“
- Klagefrist notieren
- Vollmacht vorbereiten
- Vergütungsvereinbarung erklären
- Unterschrift einholen
- Rechtsschutz anfragen
- Mandanten Eingang bestätigen
Aus dem Handbuch: Klagefrist notieren
Jede Frist wird in derselben Reihenfolge notiert. Sie steht hier, weil sie im Vorgang als Aufgabe auftaucht und dort verlinkt ist – wer den Schritt abhakt, hat sie gelesen.
- Zugang des Schriftstücks feststellen
- Fristbeginn und Fristende berechnen
- Vorfrist eine Woche vorher setzen
- Frist im Kalender eintragen
- Eintrag gegenzeichnen lassen
Darauf zugeschnitten
- Serien: Serien legen Wiedervorlagen und Fristkontrollen selbst an.
- Protokolle: Protokolle für Mandantengespräch, Teambesprechung, Übergabe – aufgenommen, entworfen, unterschrieben.
- Auswertungen: Wie lange dauert eine Mandatsannahme im Schnitt, wer ist ausgelastet, welche Frist läuft ab?
- Externe Formulare: Auch Mandanten, Zeugen oder Gutachter füllen Formulare ohne Konto über einen Freigabelink aus.
Wofür FlowKlar hier meistens eingesetzt wird
- Mandate mit Kollisionsprüfung
- Fristen mit Vorfrist
- Vollmacht per Freigabelink
Sehen Sie es an Ihrem eigenen Ablauf
Nennen Sie uns einen Ablauf, der in Ihrer Kanzlei regelmäßig Arbeit macht. Wir bauen ihn für die Demo nach.