Workflow-Software für Schulen: Vom Antrag bis zum Nachweis

Eine Klassenfahrt, vom Antrag bis zur Abrechnung

In der Schule heißt das: Antrag, Genehmigung, Nachweis – bei jeder Klasse im selben Aufbau.

Eine Klassenfahrt: Antrag stellen, Genehmigung einholen, Eltern informieren, Einverständnisse sammeln, Unterkunft buchen, Notfallliste anlegen.

Die Unterlagen liegen vor der Abfahrt vollständig vor und nicht erst nach der Rückkehr.

Ein Beispiel-Ablauf: Klassenfahrt – 7b, Juist

So sieht der Ablauf als Vorlage aus. Einmal gezeichnet, entsteht er bei jedem Auftrag neu.

1. Antrag stellen
2. Einverständnisse
3. Fahrt vorbereiten
4. Abrechnung

Checkliste „Fahrt vorbereiten“

• Notfallliste anlegen
• Unterkunft verbindlich buchen
• Bahnfahrt reservieren
• Elternabend durchführen
• Medikamente abfragen
• Begleitpersonen bestätigen

Aus dem Handbuch: Notfallliste anlegen

Vor jeder Fahrt wird die Notfallliste in derselben Reihenfolge angelegt. Sie steht hier, weil sie im Vorgang als Aufgabe auftaucht und dort verlinkt ist – wer den Schritt abhakt, hat sie gelesen.

• Erreichbarkeit der Eltern
• Allergien und Unverträglichkeiten
• Regelmäßige Medikamente
• Krankenversicherung
• Einverständnis für Ausflüge und Baden

Darauf zugeschnitten

• Serien: Serien legen Konferenzen und Belehrungen selbst an.
• Protokolle: Protokolle für Lehrerkonferenz, Elternabend, Schulkonferenz – aufgenommen, entworfen, unterschrieben.
• Auswertungen: Wie lange dauert eine Genehmigung im Schnitt, welche Klasse plant was, was ist überfällig?
• Externe Formulare: Auch Eltern, Schülerinnen und Schüler oder der Schulträger füllen Formulare ohne Konto über einen Freigabelink aus.

Wofür FlowKlar hier meistens eingesetzt wird

• Klassenfahrten genehmigen
• Einverständnisse ohne Papier
• Konferenzen mit Protokoll